PDCA

PDCA (Plan-Do-Check-Act) เป็นกิจกรรมพื้นฐานในการพัฒนาประสิทธิภาพและคุณภาพของการดําเนินงาน ซึ่งประกอบด้วยขั้นตอน 4 ขั้น คือวางแผน – ปฏิบัติ – ตรวจสอบ – ปรับปรุง การดําเนินกิจกรรม PDCA อย่างเป็นระบบให้ครบวงจรอย่างต่อเนื่อง หมุนเวียนไปเรื่อย ๆ ย่อมส่งผลให้การดําเนินงานมีประสิทธิภาพ และมีคุณภาพเพิ่มขึ้น โดยตลอดวงจร PDCA นี้ได้พัฒนาขึ้นโดย ดร.ชิวฮาร์ท ต่อมา ดร.เดมมิ่งได้นํามาเผยแพร่จนเป็นที่รู้จักกันอย่างแพร่หลาย ขั้นตอนแต่ละขั้นของวงจร PDCA มีรายละเอียดดังนี้ 

        1. Plan (วางแผน) หมายความรวมถึง การกําหนดเป้าหมาย / วัตถุประสงค์ในการดําเนินงาน วิธีการ และขั้นตอนที่จําเป็นเพื่อให้การดําเนินงานบรรลุเป้าหมาย ในการวางแผนจะต้องทําความเข้าใจกับเป้าหมาย / วัตถุประสงค์ให้ชัดเจน เป้าหมายที่กําหนดต้องเป็นไปตามนโยบาย วิสัยทัศน์ และพันธกิจขององค์กรเพื่อก่อให้เกิดการพัฒนาที่เป็นไปในแนวทางเดียวกันทั่วทั้งองค์กร การวางแผนในบางด้านอาจจําเป็นต้องกําหนดมาตรฐานของวิธีการทํางานหรือเกณฑ์มาตรฐานต่างๆ ไปพร้อมกันด้วย ข้อกําหนดที่เป็นมาตรฐานนี้จะช่วยให้การวางแผนมีความสมบูรณ์ยิ่งขึ้น เพราะใช้เป็นเกณฑ์ในการตรวจสอบได้ว่า การปฏิบัติงานเป็นไปตามมาตรฐานที่ได้ระบุไว้ในแผนหรือไม่ 

        2. DO (ปฏิบัติ) หมายถึงการปฏิบัติให้เป็นไปตามแผนที่ได้กําหนดไว้ซึ่งก่อนที่จะปฏิบัติงานใด ๆ จําเป็นต้องศึกษาข้อมูลและเงื่อนไขต่างๆ ของสภาพงานที่เกี่ยวข้องเสียก่อน ในกรณีที่เป็นงานประจําที่เคยปฏิบัติหรือเป็นงานเล็กอาจใช้วิธีการเรียนรู้ ศึกษาค้นคว้าด้วยตนเอง แต่ถ้าเป็นงานใหม่ หรืองานใหญ่ที่ต้องใช้บุคลากรจํานวนมาก อาจต้องจัดให้มีการฝึกอบรม ก่อนที่จะปฏิบัติจริง การปฏิบัติจะต้องดําเนินการไปตามแผน วิธีการ และขั้นตอนที่ได้กําหนดไว้ และจะต้องเก็บรวบรวม และบันทึกข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานไว้ด้วย เพื่อใช้เป็นข้อมูลในการดําเนินงานในขั้นตอนต่อไป 

        3. Check (ตรวจสอบ) เป็นกิจกรรมที่มีขึ้นเพื่อประเมินผลว่า มีการปฏิบัติงานตามแผนหรือไม่ 

มีปัญหาเกิดขึ้นในระหว่างการปฏิบัติงานหรือไม่ ขั้นตอนนี้มีความสําคัญ เนื่องจากในการดําเนินงานใด ๆ มักจะเกิดปัญหาแทรกซ้อนที่ทําให้การดําเนินงานไม่เป็นไปตามแผนอยู่เสมอ ซึ่งเป็นอุปสรรคต่อประสิทธิภาพและคุณภาพของการทํางาน การติดตาม การตรวจสอบ และการประเมินปัญหาจึงเป็นสิ่งสําคัญที่ต้องกระทําควบคู่ไปกับการดําเนินงาน เพื่อจะได้ทราบข้อมูลที่เป็นประโยชน์ ในการปรับปรุงคุณภาพ ของการดําเนินงานต่อไป ในการตรวจสอบ และการประเมินการปฏิบัติงาน จะต้องตรวจสอบด้วยว่า การปฏิบัตินั้น เป็นไปตามมาตรฐานที่กําหนดไว้หรือไม่ ทั้งนี้เพื่อเป็นประโยชน์ต่อการพัฒนาคุณภาพของงาน 

        4. Act (การปรับปรุง) เป็นกิจกรรมที่มีขึ้นเพื่อแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นหลังจากได้ทําการตรวจสอบแล้ว การปรับปรุงอาจเป็นการแก้ไขแบบเร่งด่วน เฉพาะหน้า หรือการค้นหาสาเหตุที่แท้จริงของปัญหา เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดปัญหาซ้ำรอยเดิม การปรับปรุงอาจนําไปสู่การกําหนดมาตรฐานของวิธีการทํางานที่ต่างจากเดิมเมื่อมีการดําเนินงานตามวงจร PDCA ในรอบใหม่ข้อมูลที่ได้จากการปรับปรุงจะช่วยให้การวางแผนมีความสมบูรณ์ และมีคุณภาพเพิ่มขึ้นได้ด้วย 

    การบริหารงานในระดับต่างๆ ทุกระดับตั้งแต่เล็กสุด คือ การปฏิบัติงานประจําวันของบุคคลคนหนึ่งจนถึงโครงการในระดับใหญ่ที่ต้องใช้กําลังคน และเงินงบประมาณจํานวนมาก ย่อมมีกิจกรรม PDCA เกิดขึ้นเสมอ โดยมีการดําเนินกิจกรรมที่ครบวงจรบ้าง ไม่ครบวงจรบ้างแตกต่างกัน ตามลักษณะงาน และสภาพแวดล้อมในการทํางาน ในแต่ละองค์กรจะมีวงจร PDCA อยู่หลายๆ วง วงใหญ่สุด คือ วงที่มีวิสัยทัศน์และแผนยุทธศาสตร์ขององค์กรเป็นแผนงาน (P) แผนงานวงใหญ่อาจครอบคลุมระยะเวลาต่อเนื่องกันหลายปีจึงจะบรรลุผล การจะผลักดันให้วิสัยทัศน์ และแผนยุทธศาสตร์ขององค์กรปรากฏเป็นจริงได้จะต้องปฏิบัติ (P) โดยนําแผนยุทธศาสตร์มากําหนดเป็นแผนการปฏิบัติงานประจําปีของหน่วยงานต่างๆ ขององค์กรแผนการปฏิบัติงานประจําปีจะก่อให้เกิดวงจร PDCA ของหน่วยงานขึ้นใหม่ หากหน่วยงานมีขนาดใหญ่มีบุคลากรที่เกี่ยวข้องจํานวนมากก็จะต้องแบ่งกระจายความรับผิดชอบไปยังหน่วยงานต่างๆ ทําให้เกิดวงจร PDCA เพิ่มขึ้นอีกหลายๆ วงโดยมีความเชื่อมโยงและซ้อนกันอยู่ การปฏิบัติงานของหน่วยงาน ทั้งหมดจะรวมกันเป็น (D) ขององค์กรนั้น ซึ่งองค์กรจะต้องทําการติดตามตรวจสอบ (C) และแก้ไขปรับปรุงจุดที่เป็นปัญหาหรืออาจต้องปรับแผนใหม่ในแต่ละปี (A) เพื่อให้วิสัยทัศน์ และแผนยุทธศาสตร์ระยะยาวนั้นปรากฎเป็นจริงและทําให้การดําเนินงานบรรลุเป้าหมาย และวัตถุประสงค์รวมขององค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพและมีคุณภาพ 
ที่มา  https://sites.google.com/site/narubadininterschool/phl-ngan/pdca-plan-do-check-act